Bologna: una destinazione turistica con picchi prevedibili e ospiti molto diversi tra loro
Bologna è una città con un turismo atipico rispetto alle classiche mete culturali italiane. Accanto ai visitatori che arrivano per la gastronomia (la Food Valley emiliana attrae food lover da tutta Europa), per i monumenti e per l'atmosfera dei portici patrimonio UNESCO, c'è una fetta enorme di ospiti business: manager, espositori e visitatori che arrivano in città in occasione delle fiere di BolognaFiere — COSMOPROF, SAIE, Cersaie, Motor Show e decine di altri eventi che portano in città centinaia di migliaia di persone ogni anno. A questi si aggiungono le famiglie dei quasi 90.000 studenti universitari nei giorni di laurea e le coppie in weekend enogastronomico.
Questa eterogeneità è tanto una sfida quanto un'opportunità per chi gestisce un hotel, un B&B o una casa vacanze. L'email marketing permette di comunicare in modo diverso con ciascuna tipologia di ospite, massimizzando le prenotazioni dirette (che non pagano la commissione delle OTA) e costruendo una base di clienti fedeli che tornano o consigliano la struttura.
Raccogliere email degli ospiti: prima, durante e dopo il soggiorno
Il momento più naturale per raccogliere l'email di un ospite è la prenotazione, ma molti arrivano tramite Booking.com o Airbnb che oscurano i contatti. Ecco come aggirare questo problema:
- Check-in digitale: invia una email di pre-arrivo attraverso la piattaforma OTA e includi un link a un modulo di check-in anticipato sul tuo sito, dove l'ospite inserisce direttamente i propri dati (inclusa l'email) e preferenze. In questo modo ottieni il contatto diretto prima del soggiorno.
- WiFi con registrazione: il password del WiFi è sbloccata dopo l'inserimento dell'email. Semplice, efficace e apprezzato dagli ospiti che ottengono in cambio un servizio concreto.
- Libro degli ospiti digitale: al check-out, un tablet o un QR code invita a lasciare un feedback breve in cambio di un codice sconto per la prossima visita.
Automazioni pre-soggiorno: aumenta l'anticipazione e riduci le cancellazioni
Le email pre-soggiorno sono tra le più aperte in assoluto nel settore hospitality, con tassi che superano spesso il 60%. Sfruttale con una sequenza in 3 step:
- Email 1 (7 giorni prima): conferma della prenotazione con riepilogo e mappa della struttura. Per gli hotel vicino alla stazione di Bologna Centrale, includi indicazioni su come raggiungere la struttura a piedi e con i bus ATM. Per chi è nei pressi di BolognaFiere, indica il collegamento diretto con gli eventi in programma durante il soggiorno.
- Email 2 (3 giorni prima): consigli locali selezionati: i tre ristoranti di trattoria bolognese tipica che preferisci, il mercato di Mezzo per un aperitivo, le Torri degli Asinelli da non perdere. Questo tipo di email costruisce il rapporto prima del check-in e si traduce spesso in recensioni positive che menzionano la "cura e l'attenzione" della struttura.
- Email 3 (giorno dell'arrivo): orario di check-in, numero di telefono diretto del receptionist, eventuale link per il check-in anticipato o istruzioni per il self check-in. Riduce le telefonate e i ritardi.
Email post-soggiorno: il momento più delicato e più prezioso
L'email inviata nelle 24-48 ore dopo il check-out ha il compito di trasformare un ospite soddisfatto in un ambasciatore della struttura. La struttura ideale:
- Ringraziamento personalizzato (se hai i dati, usa il nome e cita qualcosa di specifico: la stanza scelta, il periodo di soggiorno)
- Link diretto per lasciare una recensione su Google o TripAdvisor (semplifica al massimo il percorso)
- Offerta esclusiva per la prossima prenotazione diretta, con un piccolo vantaggio rispetto alle OTA (colazione inclusa, late check-out, upgrade di camera)
- Invito a seguire la newsletter per ricevere offerte riservate e aggiornamenti sugli eventi a Bologna
Newsletter stagionale: sfrutta il calendario degli eventi bolognesi
Una newsletter trimestrale o mensile agli ex ospiti è lo strumento più efficace per generare prenotazioni dirette ripetute. Il calendario di Bologna offre ganci naturali per ogni stagione:
- Primavera: COSMOPROF (la fiera della bellezza più grande al mondo attira 250.000 visitatori), Cinemambulante, apertura della stagione gastronomica
- Estate: Sotto le stelle del Cinema in Piazza Maggiore, sagre e festival in collina, turismo lento
- Autunno: SAIE, Cersaie, Motor Show, avvio del foliage sui colli bolognesi, stagione dei funghi porcini
- Inverno: mercatini di Natale, Capodanno in centro, vacanze sulla neve con Bologna come base logistica
Per ogni newsletter, includi tariffe speciali con prenotazione diretta e un countdown al sold-out per creare senso di urgenza.
Un esempio: il B&B vicino a Piazza VIII Agosto
Un B&B con 6 camere in zona Bolognina ha implementato una newsletter trimestrale agli ex ospiti e una sequenza automatica pre e post soggiorno nel 2024. In un anno ha portato le prenotazioni dirette dal 15% al 38% del totale, risparmiando circa 4.200 euro di commissioni OTA. La chiave è stata l'email post-soggiorno con l'offerta di upgrade per la prenotazione diretta: il 12% degli ex ospiti ha riprenotato entro sei mesi.
Conclusione: inizia subito con questi tre step
Configura un sistema di raccolta email tramite check-in digitale o WiFi, imposta la sequenza automatica pre e post soggiorno con un tool come Brevo o Mailchimp, e pianifica la prima newsletter stagionale in vista del prossimo grande evento a BolognaFiere. Con meno di 4 ore di lavoro iniziale, avrai un sistema che genera prenotazioni dirette in modo autonomo per tutto l'anno.
